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Il y a toujours une raison pour que quelque chose arrive. Déterminer l’objectif de votre séminaire peut vous aider à concevoir un programme bien adapté à l’atteinte de cet objectif. Par exemple, prévoyez-vous d’inviter votre réseau à une soirée de lancement de produit ? Ou réunissez-vous votre équipe de vente pour évaluer l’année écoulée et définir des objectifs pour l’avenir ?

Une fois les objectifs de votre événement établis, vous devez choisir le thème de l’événement qui servira de fil conducteur. Commencez à réfléchir dès maintenant à son intitulé pour les invitations (il doit être court et explicite : vos invités doivent comprendre le but de ce dernier et mieux encore, avoir envie et hâte d’y participer). La personnalisation du logo de votre événement est facultative mais fortement recommandée pour un maximum de rappel.

Comment l’organiser ?

Maintenant que vous savez ce que vous voulez accomplir, vous pouvez décider du calendrier, de la durée et de la structure de l’événement. La même chose pour l’ouverture et la fermeture ? Studios d’espace de travail? Intervenant ? Jeux et exercices de team building ? Quelle richesse de matière pour créer votre événement.

Quand l’organiser ?

A ce stade, il vous faut définir une date. La période choisie doit être pertinente. Vous n’allez pas dévoiler vos objectifs annuels en milieu d’année, n’est-ce pas ? Pensez à revérifier les horaires des invités importants, car l’événement ne peut pas continuer sans eux. Il n’est pas rare que le PDG ne puisse pas assister à un séminaire dans son intégralité.

Gardez à l’esprit les vacances scolaires, les vacances, etc. La probabilité d’augmentation de l’absentéisme augmente. Mais si votre événement s’inscrit dans ces vitrines, allez-y ! Des prix attractifs sont disponibles pour votre utilisation.

Assurez-vous également qu’aucun événement majeur (comme la Coupe du monde ou un salon professionnel majeur) n’entrera en conflit avec vos dates de voyage, car cela pourrait augmenter le coût de votre hébergement.

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Quand s’ouvre la période de réservation ?

Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas le seul à planifier un séminaire. Si vous souhaitez organiser un séminaire avec plus d’une centaine de participants et pendant les mois les plus chargés de l’année (janvier, juin et septembre), vous devez commencer à planifier au moins neuf à douze mois à l’avance.

Un savoir que pour les événements récurrents (annuel, semestriel)  , les organisateurs sont rodés et ont donc tendance à commencer leurs recherches dès lors que leur dernier séminaire est achevé. 

Cela leur garantit la disponibilité et de bons tarifs. Par ailleurs, il est maintenant très rare de pouvoir posant une option, les lieux sont libres à la vente et le premier qui confirme les espaces.

Ne pas déterminer le budget

Avant de commencer vos efforts, vous devez fixer une limite financière. C’est une étape cruciale qui vous fera gagner beaucoup de temps sur le long terme, après cela, vous pourrez restreindre votre recherche aux endroits qui se situent dans votre fourchette de prix et avoir moins de devis à parcourir (et les relances).

Démarcher les lieux mais comment ?

Voici quelques-unes des options qui s’offrent à vous :

En utilisant les moteurs de recherche sur Internet

Cette méthode est suffisante si vous avez bien identifié vos critères de recherche notamment la destination (ex : renseigné dans votre barre de recherche « centre de conférences à Chantilly »).

En vous mettant en relation avec des conglomérats hôteliers

Qui contacteront alors les hôtels concernés en votre nom (il vous suffira de remplir un formulaire en ligne pour être recontacté, par exemple https://meetings.accorhotels.com/fr/ toolbox/contact/lead-form.html), vous pouvez le faire.

Pour les grandes entreprises

Il est important de contacter vos services d’organisation d’événements, d’achats et de communication et de vous assurer que vous connaissez les lieux qui vous ont été recommandés, peut-être y a-t-il des offres avec des tarifs négociés pour les réservations.

De plus, vous n’aurez pas à vous soucier de créer un profil de fournisseur. 

Entendre c’est croire 

 l’un de vos collègues a-t-il animé un séminaire l’année dernière ? Il est possible qu’il vous fasse gagner du temps et soit une mine de connaissances. En recherchant dans les nécrologies en ligne des lieux éponymes (comme « Bedouk ») ou en publiant une annonce sur les réseaux sociaux demandant de l’aide pour localiser une personne ou un lieu.

Contactez des sociétés d’organisation d’événements : c’est une bonne idée si vous avez besoin d’aide pour le contenu et la logistique, mais cela ajoutera une somme importante à votre budget.

Quel endroit choisir pour l’organiser ?

Pensez aux bonnes questions à poser :

  • Le lieu est-il en adéquation avec l’image de marque et le message que mon entreprise souhaite véhiculer ? On évite d’aller dans un 5 étoiles si on annonce une restriction budgétaire !
  • À quelle distance se trouve-t-il de la gare, de l’aéroport et de l’autoroute les plus proches ?
  • Combien de chambres, de salles de banquet et de restaurants compte-t-il ?
  • A-t-on un contact personnel ici ? Cette personne jouera un rôle primordial : elle vous aiguillera tout au long de la planification, vous donnera des conseils précieux et récoltera les informations complémentaires en temps voulu.